Sunday, June 3, 2018

Tips Panduan Menyusun Rencana Kerja


ilustrasi gambar rencana

Sebagai seorang pemimpin anda tentu mempunyai sebuah target yang akan anda capai dalam sebuah periode waktu tertentu. Dalam usaha untuk mencapainya tentu anda harus menyusun sebuah rencana kerja sedemekian rupa sehingga perkembangan dari rencana kerja anda bisa di monitor dan terukur.

Berikut ini adalah tips panduan bagi anda dalam menyusun sebuah rencana kerja :

FOKUSLAH PADA TAHUN PERTAMA

Mengapa anda harus fokus pada tahun pertama anda ? Karena tahun pertama adalah masa paling sulit dan paling menentukan. Anda memang tetap harus menyusun target jangka menengah 2-5 tahun, tetapi khusus untuk tahun pertama anda harus membuat rencana kerja yang " Sulit atau tidak boleh gagal ".

Prinsip dasar membuat rencana kerja adalah tetapkan tujuan atau target anda terlebih dahulu, setelah itu baru menyusun rencana kerja.

(2). Menetapkan Target Tahun Pertama

Ketika anda menetapkan sebuah target perhatikan dua jenis karakter dari target yaitu sifat dan manfaat target.

(a). Sifat Target

Sifat dari target dalam istilah yang populer di singkat " SMARTT ". Anda pernah mengenal istilah ini ?

SMARTT bisa kita breakdown menjadi sebagai berikut :

#. Specific ( Spesifik ) artinya target itu tertentu dan ada ukuran dan batas - batasnya.

#. Measurrable ( Terukur ) artinya anda harus mengetahui seberapa dekat anda menuju ke target anda.

#. Attainable ( Terjangkau ) artinya Target yang anda tuju adalah target yang mungkin untuk dapat di jangkau atau di raih dan bukan target yang sekedar angan - angan.

#. Relevant ( Relevan ) artinya target yang anda tuju adalah sesuai dengan maksud awal anda atau harus lebih tinggi.

#. Trackable ( Dapat di telusuri ) artinya anda harus membuat sebuah jalan atau link antara target yang anda tuju dengan kondisi aktual saat ini.

#. Time - bounded ( Berbatas waktu ) artinya jelas kapan waktu target anda harus tercapai.

Contoh penetapan sebuah target :

Target yang benar

Sales tahunan naik 10 % di bandingkan tahun lalu menjadi Rp. 12,5 Milyar tahun ini.

Target yang salah

Kualitas produk tahun ini harus meningkat di bandingkan dengan tahun lalu. 
( Tidak measurable )

(b). Manfaat Target

Penetapan sebuah target haruslah memberikan manfaat sebanyak mungkin, antara lain :

#. Target harus bisa memenuhi harapan.
#. Target harus dapat di pahami.
#. Target harus mendidik dan memotivasi.
#. Target mampu menyatukan arah gerak.

MEMBUAT JALAN

Pada periode ini anda harus menetapkan target - target antara, misalnya target satu bulan pertama, kemudian target tiga bulan pertama dan target enam bulan pertama.
Setelah target antara anda tetapkan maka selanjutnya anda harus membuat sebuah jembatan agar target - target antara tersebut dapat terhubung.

ilustrasi jalan

Contoh target antara :

Satu bulan pertama target Rp. 1,5 Milyar, target tiga bulan pertama Rp. 3,5 Milyar dan target enam bulan pertama 7,5 Milyar.

LIBATKAN ANGGOTA TIM SEJAK AWAL PERENCANAAN

Tujuannya adalah agar anggota tim anda ikut merasakan memiliki rencana dan sebagai alat untuk mencocokkan rencana dengan kondisi nyata yang terjadi. Mintalah setiap anggota tim untuk mengajukan rencana mereka berdasarkan garis besar dari rencana anda. Pertemukan setiap anggota tim untuk memonitor apakah perkembangan nya terus berkesinambungan dan mendukung target anda. Lakukan evaluasi bila di perlukan.

TETAPKAN BUDGET DAN KEBUTUHAN

Tahap selanjutnya adalah menetapkan budget dan kebutuhan yang di perlukan. Kebutuhan ini bisa berupa uang, material, tools dan juga orang. Mintalah setiap anggota tim untuk menuliskan apa yang menjadi kebutuhannya. 

BUAT PROGRAM PENDORONG (INSENTIF)

Insentif adalah keuntungan tambahan yang di berikan kepada karyawan sebagai pendorong motivasi.
ilustrasi insentif
Bonus adalah keuntungan tambahan yang di berikan kepada karyawan bilamana target yang di tetapkan tercapai atau terlampaui.
ilustrasi gambar bonus

RUMUS DASARNYA ADALAH APA YANG DI HARGAI ITULAH YANG TERJADI

Anda harus mengusulkan kepada pimpinan dan Manajemen mengenai program insentif dan bonus pada saat penyusunan rencana kerja anda. Mungkin ini akan di anggap sebagai biaya yang tidak perlu bagi perusahaan, tetapi anda harus memperjuangkannya dengan memberikan penjelasan yang bisa di terima oleh Pimpinan dan Manajemen.

Hal yang perlu di garis bawahi adalah kehati - hatian dalam memberikan program insentif.
Berikut ini panduannya agar anda tidak salah menetapkannya, yakni :

(1). Insentif di rancang untuk pekerjaan tertentu, artinya tidak semua pekerjaan perlu di berikan insentif. Hanya pekerjaan yang memerlukan perlakuan khusus saja yang di berikan, misalnya secara mendadak ada permintaan untuk menaikkan kapasitas produksi.

(2). Insentif berlaku pada kondisi dan waktu tertentu, artinya bersifat tidak tetap. Bila di perlukan bisa di berikan dan apabila sudah tidak di perlukan bisa di cabut kembali.

(3). Penerima insentif harus teridentifikasi sejak awal, artinya jika terjadi perpindahan karyawan selama program insentif di jalankan, penerima insentif harus jelas agar tidak terjadi kebingungan nantinya.

(4). Insentif harus memotivasi artinya jangan membuat sebuah insentif yang besar untuk hal yang tidak mungkin di capai. Sistem ini adalah untuk pekerjaan yang bisa di capai dan bisa di pahami dengan baik oleh karyawan. Dan ingat, ini adalah syarat wajib.

(5). Ukuran keberhasilan kuantitatif artinya keberhasilan yang di capai tidak menimbulkan perdebatan dan interpretasi yang berbeda.

(6). Insentif harus di review pada setiap akhir periode tertentu, angka - angka target harus di sesuaikan. Jika tidak maka insentif akan kehilangan manfaatnya.

(7). Insentif tidak dapat di manipulasi artinya kriteria target harus jelas sehingga tidak di manipulasi oleh karyawan.

(8). Insentif harus berharga artinya insentif tersebut harus memberikan manfaat untuk karyawan.

(9). Insentif di bagikan pada keberhasilan target antara, tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja.

(10). Insentif tim harus di atur pembagiannya artinya jika insentif di berikan karena keberhasilan tim maka pembagiannya harus di buat aturannya secara jelas.

(11). Di buatkan dokumen dan dokumentasi secara rapih, artinya setiap pengeluaran harus tercatat dan di validasi oleh otoritas yang berwenang karena nantinya ini akan di pertanggung jawabkan dalam laporan keuangan perusahaan.

(12). Insentif harus di dukung oleh komitmen manajemen, artinya jangan sampai program insentif di hentikan di tengah jalan karena akan merusak target yang di tetapkan dan juga moral karyawan.

Demikianlah artikel mengenai tips pedoman menyusun rencana kerja. Semoga bermanfaat untuk anda.

Ikuti terus blog saya untuk update artikel - artikel yang lain.

Salam sukses...!!!

Referensi :
Jalan Emas by Handjoko ( PT Elex Media Komputindo )
www. tipsanda.tk
image by pixabay





Blog Tips Saran dan Panduan: Tips Menjadi Manager Yang Sukses

Blog Tips Saran dan Panduan: Tips Menjadi Manager Yang Sukses : ilustrasi gambar Manager Guys... Menjadi seorang Manager di sebuah perus...