Friday, June 29, 2018

Contoh Panduan Penerimaan Tamu Di Pabrik



Sebagai sebuah pabrik manufacture suatu waktu pasti pernah kedatangan tamu dari pihak luar, apakah dari suplier, customer, distributor bahkan mungkin tamu dari pejabat Pemerintahan. 
Ada kalanya jika kunjungan tersebut adalah dari distributor yang melibatkan orang banyak, maka di perlukan sebuah tim khusus yang menhdandle penerimaan tamu dari distributor tersebut.
Berikut ini saya share panduan mengenai apa saja point - point penting yang harus di perhatikan ketika menerima tamu kunjungan tersebut.


Touch Point : PENERIMAAN TAMU DI PABRIK & CABANG

KEMUNGKINAN :

1.       Penerimaan tamu di Pabrik
2.       Penerimaan tamu  di cabang
3.       Penerimaan tamu Reguler
 a. Kurir
 b. Collector atau penagihan

4.       Penerimaan tamu Rombongan
 a. Rombongan Edukasi
 b. Rombongan ada acara

RUANG LINGKUP :

Dari awal tamu datang didepan gerbang sampai dengan tamu meninggalkan pintu gerbang.

1.    Penerimaan tamu pabrik ( Customer ) :

a.      Tamu sampai depan gerbang.

b.      Bunyikan klakson kendaraan.

c.       Pintu gerbang dibuka.

d.      Buka kaca mobil.

e.      Lapor security mengenai keperluan.

f.        Mengisi form visitor.

g.      Menyerahkan KTP untuk diganti dengan ID Visitor.

h.      Menuju area parkir kendaraan yang tersedia ( parkir khusus tamu ).

i.         Menuju ruang Receptionist.

j.         Menyampaikan keperluan ( ketemu PIC ).

k.       Menunggu konfirmasi Receptionist kepada PIC yang dituju.

l.         Mengantarkan tamu ke ruangan PIC yang dituju.

m.     Mengambil kendaraan ditempat parkir.

n.      Kembali ke security untuk mengembalikan Form visitor & mengembalikan ID   visitor untuk mengambil KTP.

o.      Mengucapkan salam setelah tamu menyerahkan ID Visitor.

p.     Buka pintu gerbang.

q.     Membantu saat kendaraan customer keluar dari pintu gerbang dengan aman atau atur lalu lintas.
  
EXPERIENCE SELAMA BERTAMU DIPABRIK

Point No.1

Contact Point : Static ( pintu gerbang )

Fokus Layanan : Welcome ( Care & Comfort )

Kebutuhan Customer : Pintu gerbang  segera terbuka

Kebutuhan “latent” Customer : Tidak lama menunggu & pintu gerbang terbuka lebar

Harapan Customer : Disambut atau diterima dengan baik

Manfaat “ Hygienic” : Petugas ada ditempat, tempat berhenti jelas

Manfaat “Extra” : Penampilan rapih & tidak bau

Panca Indera : Lingkungan bersih, suasana nyaman & asri

Respon Customer : Tidak ada expresi kecewa & Segera masuk

Point No.2

Contact Point : Pos Security, face to face

Fokus Layanan : Tukar identitas ( Simple  & Care & Comfort)

Kebutuhan Customer : Ijin masuk

Kebutuhan “latent” Customer : Tidak dicurigai & tidak di cuekin

Harapan Customer : Cepat dilayani

Manfaat “ Hygienic” : Form & ID Visitor tersedia & segera masuk

Manfaat “Extra” : KTP aman    
              
5-Indera : Meja security bersih & rapi

Respon Customer : Dilayani dengan baik & informasi yang jelas, segera ketujuan

 Point No.3

Contact Point :  Static ( Tempat parkir bersih )

Fokus Layanan : Care & Comfort, Diarahkan ke tempat parkir tamu

Kebutuhan Customer : Garis parkir & rambu parkir jelas

Kebutuhan “latent” Customer : Aman, Kemudahan akses parkir

Harapan Customer : -

Manfaat “ Hygienic” : Area parkir luas

Manfaat “Extra” : Diantar sampai tempat parkir

Panca Indera : Tidak becek & berlubang

Respon Customer : Tidak khawatir dengan kondisi tempat parkir

Point No.4

Contact Point : Receptionist, ruang tunggu, Face to face

Fokus Layanan : Disambut dengan 3S

Kebutuhan Customer : Dilayani dengan cepat & ramah     
  
Kebutuhan “latent” Customer : Informasi jelas

Harapan Customer : -

Manfaat “ Hygienic” : -

Manfaat “Extra” : Ruang tunggu nyaman & disediakan air mineral

Panca Indera : Dingin & harum

Respon Customer : Segera ditemukan PIC

Point No.5

Contact Point : Face to face

Fokus Layanan : Keramahan user ( Care & Comfort )

Kebutuhan Customer : Ruang tamu sudah siap

Kebutuhan “latent” Customer : Tidak lama menunggu diruang tamu

Harapan Customer : Disambut dengan baik

Manfaat “ Hygienic” : User ada ditempat

Manfaat “Extra” : Ruangan rapi & tidak bau

Panca Indera : Lingkungan bersih, suasana nyaman & harum

Respon Customer : Tidak ada ekspresi kecewa & Segera masuk

Point No.6

Contact Point :  Static ( Tempat parkir bersih )

Fokus Layanan : Care & Comfort, Diantar ke tempat parkir tamu

Kebutuhan Customer : Garis parkir & rambu parkir jelas

Kebutuhan “latent” Customer : Aman, Kemudahan akses keluar parkir

Harapan Customer : ada atap menuju tempat parkir

Manfaat “ Hygienic” : Area parkir luas

Manfaat “Extra” : Diantar sampai masuk kendaraan

Panca Indera : Tidak kotor & berdebu

Respon Customer : Tidak khawatir dengan kondisi tempat parkir

Point No.7

Contact Point : Pos Security, face to face

Fokus Layanan : Tukar identitas ( Simple  & Care & Comfort )

Kebutuhan Customer : Ijin keluar area perusahaan

Kebutuhan “latent” Customer : Tidak dicurigai & tidak dicuekin

Harapan Customer : Cepat dilayani

Manfaat “ Hygienic” : KTP & ID Visitor siap ditukar dengan cepat

Manfaat “Extra” : KTP aman    
              
Panca Indera : Meja security bersih & rapi

Respon Customer : Dilayani dengan baik & ucapkan terima kasih

Point No.8

Contact Point : Static ( pintu gerbang )

Fokus Layanan : Selamat tinggal ( Care & Comfort )

Kebutuhan Customer : Pintu gerbang  segera terbuka

Kebutuhan “latent” Customer : Tidak lama menunggu & pintu gerbang terbuka lebar

Harapan Customer : Dilepas dengan baik

Manfaat “ Hygienic” : Petugas siap ada ditempat

Manfaat “Extra” : Penampilan rapih & tidak bau

Panca Indera : Lingkungan bersih, suasana nyaman

Respon Customer : Tidak ada expresi kecewa & Selamat jalan


Demikianlah panduan dalam menyambut tamu kunjungan ke dalam sebuah pabrik atau perusahaan. semoga bermanfaat dan bisa menjadi referensi anda.

Reff :
www.tipsanda.tk
pixabay ( shutterstock )



Blog Tips Saran dan Panduan: Tips Cara Menemukan Zona Kekuatan Diri

Blog Tips Saran dan Panduan: Tips Cara Menemukan Zona Kekuatan Diri : Ilustrasi kualitas diri Samuel Jhonson, seorang penyair dan penyu...